Beschlussvorlage der Verwaltung - 06/1493

Der Oberbürgermeister wird beauftragt, folgende Verbesserungsansätze für das Portal Klarschiff HGW zu prüfen oder gegebenenfalls unmittelbar umzusetzen:

(1) Erfolgreiche Initiativen in Klarschiff, also Ideen, die das Quorum von 15 Unterstützenden übersprungen haben, soll der zuständigen Ortsteilvertretung  zur Kenntnisnahme  vorgelegt werden.

(2) Statusmeldungen sollen verstärkt zur Kommunikation mit den Anwendern genutzt werden. Zur Arbeitserleichterung ist hierbei auch die Verwendung von Textbausteinen zu prüfen. Ein Zeichenlimit (Stand April 2018) für derartige Hinweise ist zu lockern. Meldungen, die nicht innerhalb von 14 Tagen bearbeitet werden können, sollten mit einer erklärenden Statusmeldung versehen werden. Die korrekte Zuordnung zu einer verantwortlichen Stelle sollte gegebenenfalls überprüft werden.

(3) Das Klarschiff-Portal soll ähnlich der Aktion „Greifswald räumt auf“ regelmäßig durch die der Universitäts- und Hansestadt zur Verfügung stehenden Werbekontingente beworben werden. Auch die Anbringung von Werbung an Fahrzeugen der UHGW ist zu prüfen.

(4) Denjenigen, die eine Meldung unterstützen, soll bei Statusänderungen vorbehaltlich ihrer Zustimmung (Opt-In, d.h. mit Einzelfallzustimmung) eine automatisierte Information per E-Mail zugestellt werden. 

(5) Ein Update der Plattform auf den Stand von Klarschiff-HRO ist zu prüfen und bei unkomplizierter Machbarkeit durchzuführen. 

(6) Alte Meldungen sollen weiterhin im System einsehbar sein, beispielsweise über eine zuschaltbare Archivfunktion. 

(7) Das Portal sollte über sichere Verbindungen erreichbar sein (https/SSL).

Seit etwa drei Jahren betreibt die Universitäts- und Hansestadt Greifswald mit Klarschiff HGW eine Plattform, auf der Menschen der Stadtverwaltung ortsgebundene Probleme und Ideen mitteilen können. Der größte Teil der Anregungen richtet sich an das Tiefbau- und Grünflächenamt und wird vor allem von den Mitarbeitern des Bauhofes abgearbeitet. Vielfach gelingt es so, binnen kürzester Zeit Abhilfe bei Problemen zu schaffen, weshalb das System zweifelsfrei einen Mehrwehrt für die Stadt, ihre Einwohner_innen und ihre Besucher_innen darstellt. Den zuständigen Mitarbeitenden aus dem Rechtsamt und der IT, sowie denjenigen Mitarbeitenden, die Missstände konkret beseitigen und die Ideen prüfen und umsetzen, kann daher nur gedankt werden. 

Nichtsdestotrotz hat die Erfahrung der letzten Jahre auch Schwierigkeiten im Umgang mit der Plattform und manchen Anfragen offenbart, denen zumindest teilweise durch die bezeichneten Interventionen begegnet werden soll. 

ad 1) Durch die Ideenfunktion soll die Kreativität und das detaillierte Ortswissen der Einwohner_innen erschlossen werden, um mit kleinen Lösungen lokale Verbesserungen zu erzielen. Leider lassen sich Ideen insbesondere dann nicht ad hoc umsetzen, wenn eine notwendige Finanzierung ungeklärt ist. Um Vorschläge nicht quasi automatisch wegen des Finanzierungsvorbehalts scheitern zu lassen, sollen sie unmittelbar in den politischen Raum getragen werden, der dann selbstständig entscheiden kann, in welcher Form er die Vorschläge verfolgt. Eine Überlastung der Ortsteilvertretungen ist nicht zu befürchten, da die Anzahl erfolgreicher Ideen bislang überschaubar ist. Die Weiterleitung an die Ortsteilvertretungen kann automatisch erfolgen und ist mit den bereits existierenden Mitteln der Plattform möglich. Eine Übermittlung personenbezogener Daten ist nicht notwendig.  Die Diskussion in den Ortsteilvertretungen könnte beispielsweise im Rahmen des üblichen Tagesordnungspunktes "Fragen, Vorschläge und Anregungen der Einwohner" erfolgen. 

ad 2) Mitunter nehmen Nutzer_innen der Plattform den Umgang mit ihren Anregungen als frustrierend wahr, weil ein Feedback der Verwaltung ausbleibt oder spärlich ist. Grundlegend ist das System darauf ausgelegt, nicht administriert zu werden. Die Kommunikation mit den Nutzer_innen soll stattdessen hauptsächlich über das Ampelsystem erfolgen. Die bereits jetzt regelmäßig ergänzten Statusmeldungen sind somit als zusätzlicher Service der zuständigen Mitarbeitenden zu verstehen und dementsprechend zu würdigen. Dieses Feedback ist den Nutzern der Plattform häufig sehr wichtig und kann dazu führen, dass identische Sachverhalte nicht mehrfach an verschiedenen Stellen vorgetragen werden. Außerdem kann es eine sachdienliche Information für Dritte sein, die so darauf verzichten können ähnliche Anfragen einzureichen. Die verstärkte Arbeit mit Statusmeldungen soll demnach die Kommunikation zwischen Anwohner_innen und Verwaltung verbessern und langfristig Arbeit einsparen. Durch die Einbindung von Textbausteinen in das System soll der Aufwand für entsprechend häufig wiederkehrende Arbeitsschritte oder Aussagen reduziert werden. 

ad 3) Durch eine verbesserte Sichtbarkeit der Plattform sollen vor allem zwei Effekte eintreten. Einerseits sollen Problemmeldungen stärker auf die Onlineplattform gelenkt werden und so zu reduziertem Aufwand bei anderen Problemmeldestellen führen. Andererseits geht es darum die Interaktion zwischen den Nutzer_innen zu stärken, Die Überwindung von Quoren soll durch eine stärkere Frequentierung der Plattform erleichtert werden.

ad 4) Ebenso sollen Nutzer_innen besser über aktuelle Entwicklungen bei von ihnen unterstützten Anliegen informiert werden. Unterstützer_innen sollen die Konsequenzen ihres Einsatzes sichtbar gemacht werden, beispielsweise wenn ein Problem final beseitigt wurde. Durch diese positive Verstärkung sollen Nutzer_innen langfristig stärker an die Plattform gebunden werden. Um unerwünschte Zustellungen zu vermeiden, sollte dieses Informationsangebot aber für den jeweiligen Sachverhalt spezifisch durch die Nutzer_innen angefordert werden, indem sie bei der Absendung ihrer Unterstützung eine Checkbox (Kontrollkästchen) aktiv markieren (Opt-In).

ad 5) Das Rostocker Äquivalent Klarschiff-HRO wurde im Mai 2017 überarbeitet und soll nun intuitiver und einfacher bedienbar sein. Diese Behauptung ist zu prüfen. Gegebenenfalls sollte ein Update der Greifswalder Plattform erwogen werden, um die Vorteile auch den Greifswalder Bürger_innen zuteilwerden zu lassen.

ad 6) Immer wieder werden Ideen und Meldungen wiederholt über Klarschiff kommuniziert. Dies mag unter anderem daran liegen, dass ältere Meldungen früher oder später "verschwinden", um die Übersichtlichkeit der Karte zu wahren. Ältere Meldungen sollten aber wenigstens über den direkten Link noch abrufbar sein und, sofern möglich, im Sinne eines Archivs auch auf der Karte zugeschaltet werden können. Durch diese Veränderung erhält das System ein Gedächtnis, von dem Anwender_innen auf beiden Seiten profitieren können.

ad 7) In Klarschiff werden durch Anliegen und die Angabe von personenbezogenen Daten (E-Mail) persönliche Informationen übertragen. Die Verbindung sollte entsprechend der neuen EU-DSGVO gesichert sein und das Secure Protocol (HTTPS) verwenden.

Die übergeordneten Ziele der hier vorgeschlagenen Veränderungen sind die Verbesserung der Nutzbarkeit für die Anwender_innen sowie die verstärkte Lenkung von Anregungen auf die verhältnismäßig administrationsarme Onlineplattform. Dies soll mittelfristig dazu führen, andere Meldesysteme oder -personen zu entlasten. Selbstverständlich können weitere Verbesserungen des Systems im Zuge der Überarbeitungen durchgeführt werden.