30.04.2025 - 6 Informationen zum Thema Digitalisierung

Frau Felber berichtet (Präsentation angehängt) über den veröffentlichten Digitalisierungs-Bericht 2024, in dem Projekte unter der Federführung der Stabsstelle Digitalisierung und anderer Fachbereiche beschrieben werden.

 

Auf Vorschlag von Herrn König wird festgehalten, dass der Digitalisierungs-Bericht im Informationsportal der Bürgerschaft zur Verfügung gestellt wird.

 

Der interne Informationssicherheitsbeauftragte, Herr Gall, soll zur nächsten Sitzung eingeladen werden.

 

Frau Felber wird zur nächsten Sitzung eine Auswertung erstellen, welche Aufgaben für die interne Verwaltung digitalisiert werden. Sie informiert über die im Beschluss BV-V/08/0043-17 zur Änderung der Haushaltssatzung aufgeführten Prüfaufträge. Die Punkte 3.1.a. bis 3.1.g. betreffen den Bereich der Stabsstelle Digitalisierung zusammen mit dem Haupt- und Personalamt.

 

Zu 3.1.a.: Die Zentralisierung des Beschaffungssystems der UHGW ist weitestgehend realisiert, und zwar die Beschaffung von EDV und Dienstleistungen und VB-Ausschreibungen über das Dezernat I und II. Innerhalb bestimmter Wertgrenzen können Fachbereiche Beschaffungen selbst durchführen. Frau Felber beschreibt die Prozesse.

 

Herr Berg konkretisiert den Prüfauftrag, ob Optimierungen durch Kooperationen erreicht werden, z. B. durch gemeinsamen Erwerb der Lizenzen und Risikobetrachtung. Frau Felber betont, dass beim Bezug von Software gem. Rahmenvertrag mit dem Zweckverband ggf. auch gegen diesen geprüft würde und schlägt vor, dass beim Einsatz von Software der Betreiber der Software benannt wird und Gründe für die Entscheidung genannt werden.

 

Frau Felber beantwortet auf Nachfrage von Herrn Dr. Valentin, dass zur Umsetzung der Digitalisierung bei einem neuen Vorhaben Anwenderschulungen, Nutzerschulungen und mindestens eine Schulung der Mitarbeitenden vorgesehen sind. Der Fachbereich wird eingebunden und verfügt über Finanzierungsmittel, um Schulungsmaßnahmen fortzusetzen.

Alle Beteiligten, IT-Sicherheitsbeauftragte, Datenschutzbeauftragte, Informations- und Kommunikationsabteilung, Stabsstelle Digitalisierung und die jeweilige Amtsleitung beteiligen sich mit ihrer Expertise, um die für die Stadt Greifswald günstigste Entscheidung zu treffen.

Herr Berg regt an, Kostensenkungspotentiale fortlaufend in den nächsten Ausschusssitzungen vorzustellen.

 

Zu 3.1.b.: Neu auszuschreibende Stellen werden durch die Organisationsabteilung überprüft, die Digitalisierungsstelle wird gefragt, ob Digitalisierungspotentiale vorliegen. Personalkosten werden bewertet, ob durch Kooperationen Kosten reduziert werden können.

 

Ein zügiger Abschluss von IT-Projekten ist das Ziel, die Zeitplanung hierfür wird laufend aktualisiert.

 

Druckprozesse sollen vereinfacht und reduziert werden. Durch die Informations- und Kommunikationsabteilung werden Auswertungen erstellt und Schulungen vorgenommen, um sparsam und ökologisch zu drucken.

 

Herr König erinnert, dass fortlaufend über Digitalisierungsvorhaben und -fortschritte berichtet werden soll.

 

Frau Felber informiert, dass sich nach der Digitalisierung ein Cyber-Angriff auf alle Verwaltungsvorgänge auswirken würde und Ausfallzeiten entstehen könnten. Sie erinnert daran, dass Kommunen verpflichtet sind, ihre Dienste papierhaft (papierhafte Beantragung, Vor-Ort-Service) anzubieten, damit die Verwaltung arbeitsfähig bleibt.

 

Herr Dr. Valentin fragt nach dem Sachstand zum Thema „Künstliche Intelligenz“. Frau Felber führt aus, dass die datenschutzrechtliche Prüfung läuft und Zeit beansprucht. Sie wird hierzu weitere Informationen einholen.

 

Die Ausschussmitglieder bedanken sich bei Frau Felber für die umfassende Bearbeitung des Prüfauftrags.