25.06.2025 - 7 Informationen zum Thema Digitalisierung

Frau Görs verlässt den Sitzungsraum von 19:09 bis 19:12 Uhr

 

Frau Felber informiert, wie in der letzten Sitzung gewünscht, über die interne Verwaltungsdigitalisierung (Präsentation angehängt).

 

Herr Richter fragt, ob im Dokumentenmanagementsystem (DMS) nur die bisherigen Papierformulare auf den Bildschirm gelegt werden oder auch gleich die Prozesse digitalisiert werden. Frau Felber erklärt, letzteres ist das Ziel ist und wird teilweise schon umgesetzt.

 

Herr Olhöft vom Seniorenbeirat fragt nach zukünftiger Arbeit mit KI.

Es existiert eine Projektgruppe dafür.

Herr Fritzke fragt nach Plänen der Projektgruppe, Frau Felber verspricht die Frage weiterzuleiten.

 

Herr Winkler erklärt, dass die Verwendung von digitalisierten Dokumenten stark von der Aufgabenstellung abhängt. Bei vielen Formularen ist derzeit noch die Verwendung der Papierform gesetzlich vorgeschrieben und es müssen viele einzelne Gesetze von der Bundesregierung dahingehend angepasst werden.

 

Herr Richter fragt, ob die Nutzung von generativer KI in der Verwaltung erlaubt ist. Der Informations-Sicherheitsbeauftrage Herr Gall erklärt, dass eine Abfrage in allen Abteilungen stattfand, welche KIs bisher genutzt wurden oder genutzt werden wollen. Es wird derzeit ein Regelwerk erstellt, die Bewertung nach Bedenklichkeit bzw. Verbot läuft noch.

Vorerst ist die Benutzung jeglicher KI in der gesamten Verwaltung nur nach Rücksprache erlaubt.

Frau Felber erläutert die aktualisierte Fassung der Planstellen-Planung.

Die Evaluation aller Stellen hat ergeben, dass die 22 neuen Planstellen alle benötigt werden. Lediglich bei einer Stelle (im Jahngymnasium) konnte eine Wochenarbeitsstunde und eine Entgeltgruppe eingespart werden. Seit dem 15.01.2025 werden alle neu ausgeschriebenen Stellen, außer befristete Stellen, auf Notwendigkeit geprüft.

Herr Berg bittet um eine Beschlussvorlage zur nächsten Sitzung.

 

Der Informations- und Sicherheitsbeauftragte Sebastian Gall stellt sich vor (Präsentation angehängt). Er erläutert die Notwendigkeit seiner Stelle, die existierende Gefahrenlage, sowie sein Aufgabenumfeld mit Arbeitsschwerpunkten.

 

Herr Fritzke fragt nach langfristiger Datensicherung.

Die Datensicherung muss nur für eine gewisse Zeit vorliegen, da es keinen Sinn macht, ein Backup für 10 Jahre aufzubewahren. Es existiert ein Konzept der Abteilung für Informations- und Kommunikationstechnik, Herr Gall überprüft regelmäßig, ob die Backups funktionieren.

 

Herr Richter fragt, ob die Universitäts- und Hansestadt Greifswald (UHGW) einen Desaster Recovery Plan besitzt und wie lange es von Totalzerstörung bis zur Arbeitsfähigkeit dauern würde.

So ein Plan wird derzeit erstellt, es müssten im Ernstfall allerdings 60 bis 70 Hardwareserver beschafft werden. Es existiert ein Krisenstab für dieses Thema. Herr Richter merkt an, dass es bei anderen Landkreisen mehrere Monate gedauert hat, bis sie wieder arbeitsfähig waren, es müsste in 2-3 Wochen möglich sein.

 

Herr Bernd fragt nach Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen Greifswalds, zum Beispiel die Universitätsmedizin. Herr Gall erklärt, dass er an vielen Veranstaltungen teilnimmt und sich mit anderen Einrichtungen austauscht.